เมื่อพิมพ์เอกสารแล้วต้องการแก้คำหรือข้อความ แทนที่ด้วยคำหรือข้อความในเอกสารที่ข้ความที่ต้องการมีจำนวนมาก ใน MS wordวิธีการที่ง่ายแลพสะดวกโดย การค้นหาและแทนที่  กด Ctrl+H จะปรากฎหน้าต่างให้ระบุตำที่ต้องการค้นหาและแทนที่ ด้วยคำที่ต้องการ  จากนั้นกดค้นหา(Find next)เมื่อพบในเอกสารแล้วกด แทนที่(replace) เมื่อต้องการแทนที่หรือกด แทนที่ทั้งหมด(replace all ) เมื่อต้องการทำทั้งหมดเอกสาร